Ordnung ist das A und O. Diesen Satz haben Sie wahrscheinlich schon öfter gehört. Doch haben Sie schön mal darüber nachgedacht, was dies für Ihre Arbeitsumgebung zu bedeuten haben könnte? Tatsächlich ist Ordnung am Arbeitsplatz entscheidend für Ihren Erfolg, daher sollte stets auf die Organisation der Arbeitsumgebung geachtet werden. In diesem Beitrag geben wir Ihnen Tipps zur besseren Schreibtisch-Organisation.
Inhaltsverzeichnis
- Analyse des aktuellen Schreibtisches
- Verwenden Sie Aufbewahrungslösungen
- Gliederung der Ordner
- Dokumente Digitalisieren
- Verwenden Sie Kabelmanagementsysteme
- Verwenden Sie Marker und Etiketten
- Pflege und Wartung des organisierten Schreibtisches
- Fazit
Analyse des aktuellen Schreibtisches
Zu aller erst sollte die aktuelle Situation reflektiert werden. Oft wird die Organisation erst gar nicht infrage gestellt, sondern alles Blind so gehandhabt, wie es schon immer im Betrieb gemacht wurde. Das könnte man auch Betriebsblindheit nennen. Mit der Zeit ergeben sich immer neuere Methoden, Techniken und sonstige Lösungen, die dazu beitragen produktiver zu Arbeiten. Daher ist es sinnvoll die Situation kritisch zu betrachten und sich zu fragen, ob diverse Abläufe anders nicht einfacher oder schneller vollbracht werden können.
Überlegen Sie zunächst, ob genügend Platz an Ihrem Schreibtisch vorhanden ist und ob alles Wesentliche griffbereit ist. Identifizieren Sie Störfaktoren, um zu erkennen, was optimiert werden könnte. Zu Störfaktoren könnten bspw. überfüllte Schubladen, Kabelsalat, Gegenstände, die den Workflow stören oder überflüssige Gegenstände, die Ihren Schreibtisch unordentlich aussehen lassen. Diese Aspekte helfen Ihnen Barrieren zu identifizieren und individuelle Lösungen zu finden.
Verwenden Sie Aufbewahrungslösungen
Aufbewahrungslösungen tragen einer guten Organisation optimal bei. Durch diese haben Ihre Utensilien einen festen Platz und müssen nicht mehr zeitaufwändig gesucht werden. Je nach Objekt bieten sich unterschiedliche Lösungen an. Dazu zählen Regale, Schubladen und Boxen.
Büroregale - und Schränke eignen sich ideal um Aktenordner und Bürobedarf zu verstauen. Zudem ist ein Rollcontainer ergänzend zu Ihrem Schreibtisch sehr empfehlenswert, um wichtige Dokumente und Utensilien griffbereit zu haben, ohne dabei Platz von Ihrem Schreibtisch einzunehmen.
Außerdem sind Unterschubladen für Schreibtische praktisch, um Schreibmaterial, Stempel etc. griffbereit zu haben, ohne dabei chaotisch auf Ihrem Schreibtisch zu liegen.
Auch Aufbewahrungsboxen sind eine gute Lösung. Diese eignen sich vor allem für Kleinteile oder Gegenstände, die vor äußeren Einflüssen geschützt werden sollen. Dank der dazugehörigen Deckel wird der Inhalt nämlich vor Wasser und Staub geschützt.
Gliederung der Ordner
Ordner werden im Büro tagtäglich genutzt. Nicht nur um neue Dokumente abzuheften. Es ist nachhaltig, wenn Sie Dokumente strukturiert abheften, sodass Sie direkt wissen, wo sich welches Dokument befindet, wenn Sie es im Nachhinein suchen. Um die Dokumente sinnvoll zu gliedern, überlegen Sie welche Sie regelmäßig nutzen und heften diese in einem gemeinsamen Aktenordner ab. Um die Ordner, die sie regelmäßig nutzen schnell zu erkennen, ist es ratsam diese farblich hervorzuheben und klar und deutlich zu beschriften. Da die Dokumente, die Sie tagtäglich nutzen, nicht alle derselben Thematik entsprechen, sollten Sie die Dokumente im Aktenordner zusätzlich gliedern, bspw. nach Hersteller, Anliegen usw. Dabei helfen Ihnen Register für Aktenordner. Diese sind entweder farblich, alphabetisch oder nummerisch gegliedert.
Dokumente Digitalisieren
Einer der besten Wege, um Papierstapel und Unordnung auf Ihrem Schreibtisch zu vermeiden, besteht darin, Dokumente zu digitalisieren. Wichtige Papiere wie Rechnungen, Kontoauszüge usw. sollten Sie einscannen oder ggf. erst gar nicht ausdrucken, sondern auf einer Cloud oder Ihrem Computer speichern. Dies hilft nicht nur, Platz auf dem Schreibtisch zu schaffen, sondern auch, Dokumente schnell und einfach zu finden, wenn sie gebraucht werden. Außerdem zählt es als eine nachhaltige und umweltfreundliche Lösung.
Verwenden Sie Kabelmanagementsysteme
Kabelsalat sieht unschön aus und kann ein Hindernis bei der Arbeit sein. Im schlimmsten Falle kann Kabelsalat zur Stolperfalle werden und Verletzungen verursachen. Um genau das zu vermeiden, sollten Sie Kabel zusammenbinden und so verlagern, dass sie weder ein Hindernis darstellen noch chaotisch aussehen. Dazu eignen sich Kabelbinder, Kabelschlaufen, Kabelboxen sowie Kabelketten und -Wannen.
Kabelbinder sind optimal, um überschüssige Längen von Kabeln zu sammeln. Diese sollten Sie an der Rückseite Ihres Schreibtisches oder darunter anwenden. Anschließend können Sie die Kabel mit einer Kabelwanne verkleiden. Mit Kabelschlaufen sortieren und gruppieren Sie Kabel. Um diese zu kaschieren, bieten sich Kabelboxen an. Vermeiden Sie es, Kabel einfach auf dem Boden liegenzulassen, um Ordnung und Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten.
Speziell für den Schreibtisch sind besonders Kabelketten und Kabelwannen ratsam, da sie direkt an diesem montiert werden und alle Kabel bündeln und verkleiden. So wirkt Ihr Arbeitsplatz direkt ordentlicher und Sie können ungestört arbeiten.
Eine weitere Option Kabelsalat zu vermeiden ist, Peripheriegeräte anzuschaffen.
Verwenden Sie Marker und Etiketten
Markierungen sind auffällig und helfen dabei, Gegenstände schnell zu finden und zu identifizieren bevor man sie sieht. Aus diesem Grund ist es sinnvoll Ordner, Aufbewahrungsboxen und sonstige Gegenstände mit Markern oder Etiketten zu kennzeichnen. Das spart wertvolle Zeit und Mühe bei der Suche. Wenn Sie jedoch alles gleich markieren, kann es kontraproduktiv sein. Es ist wichtig, dass Sie unterschiedliche Farben und Schriftarten nutzen, um verschiedene Arten von Dokumenten und Gegenständen zu unterscheiden. Außerdem ist es hilfreich, ein beschriftetes Regal oder eine Schublade zu besitzen, um ähnliche Gegenstände zusammenzuhalten und zu sortieren.
Pflege und Wartung des organisierten Schreibtisches
Ordnung allein reicht nicht aus, um alle Kriterien eines gut organisierten Schreibtisch zu erfüllen. Auch die Pflege und Wartung sind essenziell. Regelmäßige Reinigung, um Staub und Schmutz zu entfernen sorgt dafür, dass Dokumente auf Ihrem Schreibtisch nicht verschmutzt werden und gewährleistet eine hygienische Arbeitsumgebung. Zudem sollten unnötige Gegenstände nicht auf Ihrem Schreibtisch gelagert werden. Überlegen Sie, welche wirklich Sinn auf Ihrem Schreibtisch machen und welche eher im Aktenschrank oder Aktenregal verstaut werden könnten. Damit die Ordnung nicht nur kurzfristig herrscht, sollten Sie stets überprüfen, ob alles dort steht, wo es stehen sollte und regelmäßig aussortieren, was nicht mehr gebraucht wird.
Zu Beginn dieses Beitrags wurde empfohlen zu reflektieren, um Störfaktoren zu identifizieren. Dies sollten Sie immer wieder tun. Ihre Bedürfnisse können sich im Laufe der Zeit ändern und so sollte sich auch ihr Arbeitsplatz ändern und anpassen. So kann die Effizienz stets sichergestellt werden.
Außerdem steigert ein gut aufgeräumter Schreibtisch nicht nur die Produktivität, sondern auch die Stimmung und reduziert Stress bei der Arbeit.
Fazit
Ein gut organisierter Schreibtisch sieht gut aus und wirkt seriös. Vor allem aber steigert es die Produktivität und optimiert eine effiziente Arbeitsweise. Denken Sie gezielt darüber nach, was Sie bei der Arbeit an Ihrem Arbeitsplatz stört und was optimiert werden könnte. Verzichten Sie auf unnötige Gegenstände auf Ihrem Schreibtisch und lagern Sie relevante Gegenstände griffbereit in einem Rollcontainer oder einer Unterschublade für den Schreibtisch. Binden Sie Kabel zusammen und verkleiden diese bspw. mit Kabelketten. Es ist ratsam relevante Dokumente und Gegenstände strukturiert zu lagern und farblich hervorzuheben. Reinigen Sie regelmäßig Ihren Schreibtisch und überlegen Sie stets, ob Ihre Bedürfnisse sich geändert haben und Ihre Organisation wieder angepasst werden sollte.
